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Última actualización: agosto de 2026 · Lectura ≈ 17 min
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, [RAZÓN SOCIAL] adopta la presente Política de Tratamie…
Versión [VERSIÓN, p. ej. 1.0] · Fecha de entrada en vigencia: [DD/MM/AAAA]
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, [RAZÓN SOCIAL] adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política"), aplicable a la plataforma Orviia y a todas las actividades de Tratamiento de Datos Personales que realiza.
Esta Política describe quién es el responsable del Tratamiento, qué datos se recolectan, con qué finalidades se tratan, cómo se protegen, cuáles son los derechos de los Titulares y cómo ejercerlos, y bajo qué condiciones los datos pueden transferirse o transmitirse, incluso fuera de Colombia.
Esta Política se redacta conforme al marco legal vigente y, de forma anticipada, incorpora prácticas alineadas con la reforma del régimen de protección de datos en trámite (principio de responsabilidad demostrada, transparencia reforzada y garantías frente al tratamiento automatizado), sin perjuicio de su actualización cuando dicha reforma entre en vigor.
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos es [ÁREA O CARGO, p. ej. el área de Protección de Datos / el Oficial de Protección de Datos], contactable en el correo indicado.
Los términos Autorización, Aviso de Privacidad, Base de Datos, Dato Personal, Dato Sensible, Dato Público, Encargado del Tratamiento, Responsable del Tratamiento, Titular, Tratamiento, Transferencia y Transmisión tienen el significado que les asignan la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Adicionalmente:
3.1. Orviia / la Plataforma: la plataforma SaaS de marketing digital automatizado mediante agentes de inteligencia artificial, operada por el Responsable.
3.2. Usuario: la persona natural o jurídica que se registra y utiliza Orviia. Cuando el Usuario es persona natural, es también Titular de sus propios Datos Personales de cuenta.
3.3. Material del Usuario: el contenido que el Usuario carga a la Plataforma (logos, textos, fotografías, imágenes, audios, videos), que puede contener Datos Personales de terceros, incluidos, en su caso, imágenes del rostro y grabaciones de voz de personas naturales.
3.4. Perfil de Marca: la configuración e información que el Usuario define para orientar la generación de Contenido conforme a su identidad de marca.
3.5. Contenido Generado: el resultado producido por los agentes de inteligencia artificial de la Plataforma a partir de las instrucciones y/o el Material del Usuario.
3.6. Agentes de IA: los sistemas y modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros, utilizados para prestar el Servicio mediante procesamiento automatizado.
3.7. Proveedores: terceros que prestan servicios necesarios para operar la Plataforma (generación mediante inteligencia artificial, almacenamiento en la nube y publicación en redes), algunos ubicados fuera de Colombia.
3.8. Datos Anonimizados: datos que han sido sometidos a un proceso de anonimización irreversible, de modo que dejan de permitir la identificación del Titular y, en consecuencia, dejan de ser Datos Personales.
Esta Política aplica a los Datos Personales de: (i) Usuarios y sus representantes o contactos; (ii) personas naturales cuyos Datos Personales estén contenidos en el Material del Usuario; (iii) personas que se comunican con el Responsable o navegan en sus canales; y (iv) demás Titulares cuyos datos sean tratados por el Responsable.
El Responsable trata los Datos Personales con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme a la Ley 1581 de 2012. Adopta, además, los principios de responsabilidad demostrada y de privacidad desde el diseño y por defecto.
El tratamiento que realiza Orviia se da bajo dos calidades diferenciadas:
6.1. Orviia como Responsable. Respecto de los Datos Personales que recolecta y trata para sus propias finalidades —en particular los datos de cuenta, registro, facturación, uso y de la relación con el Usuario—, Orviia actúa como Responsable del Tratamiento. Esta Política rige íntegramente ese tratamiento.
6.2. Orviia como Encargado. Respecto de los Datos Personales contenidos en el Material del Usuario y en los Perfiles de Marca, Orviia actúa como Encargado del Tratamiento, tratándolos por cuenta y bajo las instrucciones del Usuario, quien es el Responsable de dichos datos y ante quien los Titulares correspondientes deben, en principio, ejercer sus derechos. En este supuesto, Orviia trata los datos únicamente para prestar el Servicio, conforme al Anexo de Encargo del Tratamiento (DPA) ([URL DPA]) y a la cláusula 14 de los Términos y Condiciones.
Según la relación con el Titular, Orviia puede tratar las siguientes categorías de datos:
7.1. Datos de cuenta y registro (Orviia Responsable): nombre, documento o identificación cuando aplique, correo electrónico, teléfono, nombre de usuario, credenciales (almacenadas de forma cifrada), y datos del Perfil del Usuario.
7.2. Datos de facturación y pago (Orviia Responsable): razón social o nombre, NIT o identificación, dirección de facturación, medio de pago e información de la transacción. Orviia no almacena datos completos de tarjetas; estos son tratados por la pasarela de pagos correspondiente.
7.3. Datos de uso y técnicos (Orviia Responsable): dirección IP, identificadores de dispositivo, registros de actividad (logs), interacciones con la Plataforma, datos de navegación y cookies, conforme a la Política de Cookies ([URL POLÍTICA DE COOKIES]).
7.4. Material del Usuario (Orviia Encargado): el contenido que el Usuario carga, que puede incluir Datos Personales de terceros y, en su caso, datos sensibles (rostro y voz). El Usuario, como Responsable de estos datos, garantiza contar con las autorizaciones requeridas (cláusula 10.1 de los Términos).
8.1. Finalidades respecto de los datos de los que Orviia es Responsable (datos de cuenta, facturación, uso y de la relación con el Usuario):
a) Crear, administrar y autenticar la Cuenta del Usuario.
b) Prestar, operar, mantener y asegurar el Servicio.
c) Operar los agentes de inteligencia artificial y las funcionalidades automatizadas necesarias para prestar el Servicio al Usuario.
d) Configurar y mantener el Perfil de Marca y elaborar perfilamientos de marca y de buyer persona a partir de la información que el Usuario suministra, con el fin de orientar la generación de Contenido. Estos perfilamientos se basan en la información de negocio del Usuario y no constituyen decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el Titular.
e) Gestionar la Suscripción, el saldo Orvis, los pagos y la facturación.
f) Brindar soporte y atender peticiones, consultas y reclamos (PQR).
g) Realizar análisis de uso, métricas, estadísticas y seguridad de la Plataforma.
h) Mejorar y desarrollar el Servicio mediante datos agregados y/o anonimizados. Una vez anonimizados de forma irreversible, dichos datos dejan de ser Datos Personales y podrán usarse para análisis, entrenamiento y mejora del Servicio sin sujeción a esta Política.
i) Enviar comunicaciones transaccionales y de servicio (avisos sobre la Cuenta, el Servicio o esta Política).
j) Enviar comunicaciones comerciales y de marketing únicamente cuando el Titular lo haya autorizado, con opción de revocar dicha autorización en cualquier momento.
k) Prevenir el fraude y garantizar la seguridad de la Plataforma y de los Titulares.
l) Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y atender requerimientos de autoridades.
m) Transferir y/o transmitir los datos a Proveedores ubicados fuera de Colombia para cumplir las finalidades anteriores, conforme a la cláusula 14.
8.2. Finalidades respecto del Material del Usuario (Orviia Encargado): Orviia trata el Material del Usuario exclusivamente para prestar el Servicio por cuenta e instrucción del Usuario, en particular para: (i) generar Contenido mediante inteligencia artificial; (ii) almacenar el Material y el Contenido; y (iii) publicar Contenido en redes por cuenta del Usuario. Orviia no utiliza el Material del Usuario para finalidades propias distintas de prestar el Servicio, salvo la generación de datos técnicos agregados o anonimizados. Las finalidades de fondo de estos datos las define el Usuario en su calidad de Responsable.
9.1. Se consideran Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos biométricos. En el contexto de Orviia, las imágenes del rostro y las grabaciones de voz de personas naturales contenidas en el Material del Usuario pueden constituir Datos Sensibles.
9.2. Carácter facultativo. El Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles. El Tratamiento de estos datos requiere autorización previa, expresa e informada del Titular, en la que se le informen las finalidades específicas.
9.3. Rol de Orviia frente a los datos sensibles del Material. Cuando el Material del Usuario contenga rostro o voz de personas naturales, Orviia actúa como Encargado y trata dichos datos únicamente para prestar el Servicio, bajo la instrucción del Usuario. La obtención de la autorización explícita de las personas cuyo rostro o voz se trate corresponde al Usuario, como Responsable, quien así lo declara y garantiza (cláusula 10.1 de los Términos). El detalle de este régimen se desarrolla en el Aviso de Datos Sensibles ([URL AVISO DE DATOS SENSIBLES]).
9.4. Medidas reforzadas. Los Datos Sensibles se tratan con medidas de seguridad reforzadas y acceso restringido.
9.5. Datos de niñas, niños y adolescentes. Orviia no dirige sus servicios a menores de edad ni admite su registro. Cuando el Material del Usuario contenga datos de menores, su Tratamiento corresponde al Usuario como Responsable, debe responder al interés superior del menor y respetar sus derechos fundamentales, y requiere las autorizaciones legales aplicables.
10.1. Salvo las excepciones legales, el Tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual se obtiene, según el caso, al momento del registro (mediante el texto de Autorización de Tratamiento y la casilla de aceptación), o por otros medios que permitan dejar constancia.
10.2. El Responsable conserva prueba de la autorización otorgada por el Titular, dejando constancia de su contenido, fecha y forma de obtención.
10.3. Casos en que no se requiere autorización. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (entre otros: datos de naturaleza pública; requerimientos de entidad pública en ejercicio de funciones legales o por orden judicial; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos con la debida disociación; y datos relacionados con el Registro Civil de las personas).
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o Encargado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
f) Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Derechos adicionales (forward-compatible con la reforma). De forma anticipada, y en la medida en que resulte aplicable, Orviia reconoce los derechos a la portabilidad de los datos, a la limitación y a la oposición al Tratamiento, a la supresión ("derecho al olvido") en los términos legales, y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al Titular, pudiendo solicitar intervención humana.
El Titular podrá ejercer sus derechos ante [ÁREA O CARGO, p. ej. el área de Protección de Datos], a través del correo [CORREO DE PROTECCIÓN DE DATOS]. Cuando los datos correspondan a Material del Usuario (Orviia Encargado), Orviia trasladará o coordinará la solicitud con el Usuario en su calidad de Responsable.
El Titular (o su causahabiente o representante, debidamente acreditado) podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar la autorización, mediante consulta o reclamo dirigido al correo [CORREO DE PROTECCIÓN DE DATOS].
13.1. Requisitos de la solicitud. La solicitud debe contener, como mínimo: nombre e identificación del Titular, descripción clara de los hechos y del derecho que se ejerce, datos de contacto para respuesta y, si aplica, los documentos que la respalden.
13.2. Consultas (art. 14, Ley 1581). Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
13.3. Reclamos (art. 15, Ley 1581). Cuando el Titular considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o cuando advierta un presunto incumplimiento, podrá presentar un reclamo, que se tramitará así:
13.4. Revocatoria de la autorización y supresión. El Titular podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos. La revocatoria o supresión no procederá mientras subsista un deber legal o contractual que obligue a conservar los datos. En tal caso, Orviia informará al Titular dicha circunstancia.
13.5. Requisito de procedibilidad ante la SIC (art. 16, Ley 1581). El Titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.
14.1. Necesidad del flujo internacional. La prestación del Servicio implica que ciertos Datos Personales sean tratados por Proveedores ubicados fuera de Colombia. El Titular es informado de esta circunstancia y, mediante la autorización de Tratamiento, la acepta. En particular, existen tres flujos:
(a) Generación mediante inteligencia artificial. El Material y/o las instrucciones del Usuario se procesan a través de proveedores de generación de inteligencia artificial (texto, imagen y video) ubicados fuera de Colombia ([PROVEEDOR(ES) DE IA Y PAÍS(ES)]), con el fin de producir el Contenido Generado.
(b) Almacenamiento en la nube. El Material del Usuario, el Contenido Generado y los datos asociados se almacenan en infraestructura de nube ubicada fuera de Colombia ([PROVEEDOR DE ALMACENAMIENTO Y PAÍS / REGIÓN]).
(c) Publicación en redes. La publicación de Contenido en redes sociales por cuenta del Usuario se realiza a través de un proveedor unificado de publicación ubicado fuera de Colombia ([PROVEEDOR DE PUBLICACIÓN, p. ej. tipo Postproxy, Y PAÍS]), que a su vez se integra con las Plataformas de Terceros.
14.2. Naturaleza del flujo. En la mayoría de los casos estos Proveedores actúan como Encargados o subencargados que tratan los datos por cuenta de Orviia y/o del Usuario, configurándose una Transmisión Internacional; en otros casos podrá configurarse una Transferencia Internacional. En ambos supuestos, Orviia adopta las garantías exigidas por la ley.
14.3. Garantías. Las transferencias y transmisiones internacionales se realizan con sujeción a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, adoptando garantías apropiadas, que incluyen: (i) la celebración de contratos de transmisión o instrumentos contractuales con los Proveedores, que les imponen deberes de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones; (ii) la verificación de que el país de destino otorgue un nivel adecuado de protección conforme a los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o, en su defecto, la obtención de la autorización del Titular o la aplicación de una excepción legal (artículo 26 de la Ley 1581); y (iii) de forma anticipada a la reforma, la incorporación de cláusulas contractuales como mecanismo de validación de las transferencias internacionales.
14.4. Autorización. Mediante la autorización de Tratamiento, el Titular autoriza la transferencia y transmisión internacional de sus datos a los Proveedores descritos, para las finalidades de esta Política.
15.1. El Responsable podrá apoyarse en Encargados que traten Datos Personales por su cuenta, incluidos los Proveedores señalados en la cláusula 14.
15.2. Con cada Encargado, el Responsable suscribe un instrumento que regula el encargo y le impone deberes de confidencialidad, seguridad, tratamiento conforme a instrucciones y atención de los derechos de los Titulares, en línea con el principio de responsabilidad demostrada.
16.1. Medidas de seguridad. El Responsable implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los Datos Personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso o divulgación indebidos, incluyendo, según corresponda: control de accesos, cifrado de credenciales y de datos en tránsito, registros de actividad, copias de seguridad, segregación de ambientes y acuerdos de confidencialidad con el personal y los Proveedores.
16.2. Responsabilidad demostrada. El Responsable adopta políticas, procesos y controles que le permiten demostrar el cumplimiento de sus deberes, e implementa la privacidad desde el diseño y por defecto. Ante un incidente de seguridad que afecte Datos Personales, el Responsable actuará conforme a la ley y, cuando corresponda, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados.
16.3. Confidencialidad. El personal y los Proveedores con acceso a Datos Personales están obligados a guardar reserva, aun después de finalizada su relación con el Responsable.
Cuando no sea posible poner a disposición del Titular esta Política al momento de la recolección, el Responsable utilizará el Aviso de Privacidad ([URL AVISO DE PRIVACIDAD]), que informa de manera resumida la existencia de esta Política, las finalidades del Tratamiento y la forma de acceder a ella y de ejercer los derechos.
El Responsable inscribirá las bases de datos de las que sea Responsable en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ello resulte legalmente exigible conforme a los umbrales y plazos establecidos por la normativa vigente, y mantendrá actualizada dicha inscripción.
19.1. Vigencia de la Política. Esta Política rige a partir del [DD/MM/AAAA].
19.2. Periodo de vigencia de las bases de datos. Los Datos Personales se conservarán durante el tiempo que dure la relación con el Titular y, posteriormente, durante los plazos exigidos por las obligaciones legales (contables, tributarias, contractuales y de protección de datos) y por los términos de prescripción de eventuales acciones. [OPCIONAL: precisar periodo general de conservación, p. ej. hasta [X] años tras la terminación de la relación, salvo deber legal de conservación mayor]. Cumplida la finalidad y los plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.
El Responsable podrá modificar esta Política. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través de los canales habituales (la Plataforma y/o el correo registrado) antes de su entrada en vigencia. La versión vigente estará siempre disponible en [URL DE LA POLÍTICA], identificada con su número de versión y fecha.
Para cualquier asunto relacionado con esta Política o con el Tratamiento de sus Datos Personales, el Titular puede comunicarse con [ÁREA O CARGO] al correo [CORREO DE PROTECCIÓN DE DATOS], o a la dirección [DIRECCIÓN], [CIUDAD], Colombia.
[RAZÓN SOCIAL] – NIT [NIT]
[DIRECCIÓN], [CIUDAD], Colombia · [CORREO DE PROTECCIÓN DE DATOS] · [SITIO WEB]
Política de Tratamiento de Datos Personales – Versión [VERSIÓN] – [DD/MM/AAAA]
Texto base pendiente de revisión de un abogado en Colombia. Los datos entre corchetes (razón social, NIT, fechas) se completan con la constitución de la empresa.
Ejercer tus derechos (info operativa vigente hoy)
Como titular de tus datos puedes conocerlos (descargarlos), actualizarlos (editar tu perfil y tu marca) y suprimirlos (eliminar tu cuenta) desde aquí mismo. También puedes radicar una PQR escribiendo a privacidad@agencia-ia.co. Texto provisional — pendiente de revisión legal.
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